Как НКО строить отчеты по благополучателям и оказанной помощи

В текущем разделе отчетов Космос CRM есть три режима. Это не просто три варианта оформления одной таблицы: у каждого режима своя логика.

Если выбрать «Клиенты», один активный клиент занимает одну строку. Неважно, получил он одну услугу или двадцать.

Если выбрать «Услуги», одна строка соответствует одной отдельной услуге. Поэтому человек, которому за месяц помогли четыре раза, появится в таком отчете четыре раза.

В сводном режиме система уже считает группы записей и показатели. Именно там можно одновременно получить, например, количество уникальных благополучателей и количество оказанных им услуг.

Представим, что руководителю нужен список людей, которые находятся в базе: ФИО, город, статус, дата рождения и ответственный сотрудник.

Для этого используется режим «Клиенты».

В отчет можно добавить пользовательские поля, которые сама НКО создала в карточке клиента.

Если организация ведет статус, город, дату постановки на учет, категорию ситуации или другое собственное поле, оно становится доступно и в отчетах.

Есть и системные характеристики клиента: например, дата создания записи, дата изменения и пользователь, который ее создал.

Новые пользовательские поля автоматически попадают в реестр отчетных полей. Отдельно дорабатывать конструктор каждый раз, когда НКО добавляет новую характеристику клиента, не нужно.

На backend Космос в таком случае проверяет наличие у клиента хотя бы одной подходящей услуги. Подходящие услуги не превращаются в дополнительные строки клиента.

Именно поэтому можно корректно отвечать на вопрос «сколько уникальных благополучателей получали такую помощь», не подменяя количество людей количеством обращений.

Теперь руководителю нужен другой результат: не список людей, а полный отчет по оказанной помощи за август.

Тогда выбирается режим «Услуги».

Каждая услуга становится отдельной строкой. Если Анне оказали четыре услуги, в таблице будут четыре записи.

При этом в одной строке можно использовать как сведения об услуге, так и поля связанного клиента.

Например, в отчет можно вывести клиента, тип услуги, дату оказания, статус, исполнителя, стоимость, результат, а рядом — город или категорию благополучателя.

Конкретный набор зависит от структуры организации. Пользовательские поля услуг автоматически становятся доступны в конструкторе отчетов так же, как поля клиентов.

В Космос CRM существует системная дата создания услуги — момент, когда запись была создана в CRM.

А фактическая дата оказания услуги может быть отдельным пользовательским полем типа «Дата».

Если НКО хочет построить отчет по услугам за период именно по фактическому времени оказания помощи, в структуре услуги должно существовать соответствующее поле даты и в отчете нужно использовать его.

Самые интересные вопросы обычно начинаются там, где нужно соединить данные клиента и услуги.

Для этого предназначен режим «Клиенты и услуги — сводный отчет».

В нем пользователь задает строки, при необходимости одно поле столбцов и показатели.

Эти показатели считаются по-разному.

«Количество клиентов» — это количество уникальных внутренних ID клиентов.

«Количество услуг» — количество отдельных записей услуг.

В сводном режиме уровень расчета определяется конфигурацией отчета.

Если строки, столбцы и показатели относятся только к клиентам, исходной единицей остается клиент.

Если в структуре появляется поле услуги или показатель «Количество услуг», расчет переходит на уровень услуг.

Если одновременно добавить «Количество клиентов» и «Количество услуг», система в одной и той же группе отдельно посчитает уникальных людей и отдельные действия.

В строках сводного отчета можно использовать несколько полей.

Например, выбрать город и статус клиента. Тогда каждая строка результата будет соответствовать уникальному сочетанию.

Каждое выбранное поле остается отдельной колонкой. Древовидная структура здесь не используется.

Для области столбцов допускается максимум одно поле.

Особенно полезно работать с датами. Поле типа «Дата» можно группировать по дням, неделям, месяцам, кварталам или годам.

Поэтому для отчета «сколько услуг мы оказывали каждый месяц» не нужно заранее заводить отдельные поля «Месяц» и «Год».

Можно выбрать нужную дату услуги, указать группировку по месяцам и считать количество услуг.

Какую именно дату брать, решает пользователь: системную дату создания записи или настроенное организацией поле фактической даты оказания помощи.

Кроме системных показателей «Количество клиентов» и «Количество услуг», сводный конструктор умеет работать с пользовательскими полями.

Если НКО хранит стоимость помощи числом, можно построить, например:

Свободный текст не превращается в математический показатель.

Его можно использовать там, где текстовое поле подходит для структуры отчета или фильтрации, но произвольных агрегатов над текстом система не делает.

Любой показатель сводного отчета также можно вывести как процент от общего результата.

Отчет по оказанной помощи почти всегда нужен за конкретный промежуток времени.

В Космосе для этого есть отдельная настройка периода. Пользователь выбирает поле типа «Дата», а затем начало и конец периода.

Это принципиально: период не привязан навсегда к одной системной дате.

Нужно выбрать услуги по фактической дате оказания — используется соответствующее пользовательское поле.

Нужно посмотреть записи, созданные сотрудниками в CRM в определенный период, — можно использовать системную дату создания услуги.

Несколько фильтров применяются одновременно.

У любого сводного отчета есть проблема: число само по себе не всегда вызывает доверие.

Допустим, система показывает:

Возникает естественный вопрос: каких именно?

В текущем Космос CRM агрегированные значения интерактивны. Из ячейки сводного отчета можно открыть исходные записи, из которых рассчитан результат.

Для клиентского показателя это будут соответствующие клиенты, для показателя по услугам — услуги.

Если в списке есть клиент, можно перейти в его карточку.

Drill-down работает не только для обычных ячеек, но и для общих итогов.

В сводном отчете отдельно настраиваются итоги.

По умолчанию включен общий итог. Дополнительно можно включить итоги по строкам и по столбцам.

В таком результате можно увидеть количество услуг каждого типа в каждом месяце, итог по конкретному виду помощи, итог за месяц и общий результат.

Для внутренней статистики это часто полезнее, чем каждый раз экспортировать данные и вручную добавлять формулы.

Многие отчеты для НКО строятся одинаково каждый месяц.

Например, руководителю регулярно нужны услуги по месяцам и типам. Или количество благополучателей по городам. Или клиенты, которые получали определенный вид помощи.

В Космос CRM конфигурацию такого отчета можно сохранить как пресет.

В пресете сохраняются настройки конструктора: режим, выбранные поля, группировки, показатели, фильтры, период, сортировка, итоги и другие параметры.

Управлять общей библиотекой пресетов могут администраторы организации и суперадминистратор.

Обычный пользователь может открыть готовый пресет и построить по нему отчет.

После построения отчет экспортируется в настоящий файл .xlsx.

Экспорт использует ту же конфигурацию, что и отчет на экране, но не ограничивается текущей страницей интерфейса.

Если пользователь видит по 50 строк, а всего в результате 700, в Excel попадет полный построенный отчет.

Для сводного результата в файл добавляются и рассчитанные итоги, если они были включены.

То есть экспорт отчетов Excel остается частью рабочего процесса.