Как НКО перейти с Excel на CRM и не потерять данные

Перед импортом часто первым делом начинают чистить базу: исправлять телефоны, удалять пустые строки и искать повторяющихся людей. Это полезно, но в Космос CRM есть ещё один важный этап — разобраться с колонками.

Допустим, сейчас база благополучателей выглядит так:

Для человека это просто шесть колонок. Для CRM у них разная природа. «ФИО» логично хранить как короткий текст, «Дата рождения» — как дату, «Количество детей» — как число, «Описание ситуации» — как длинный текст. «Статус» может быть выпадающим списком с заранее определёнными вариантами.

В Космос CRM фиксированной анкеты благополучателя нет. Набор полей настраивается отдельно для каждой организации. Поддерживаются короткий и длинный текст, число, дата, чекбокс и выпадающий список; для карточки клиента также предусмотрено фото.

Тип поля задаётся при его создании. Поэтому лучше решить структуру до того, как в ней накопятся данные: если поле уже используется, система не предполагает свободную смену его типа. Такое поле можно скрыть, при этом уже введённые данные сохранятся.

Особенно внимательно стоит посмотреть на списки. Если в старой таблице статус записывался свободным текстом и встречаются варианты «В работе», «в работе», «Активный» и «Сопровождение», CRM не должна сама угадывать, какие из них означают одно и то же. Лучше привести значения к понятной системе заранее.

Основная единица учёта в системе называется клиентом, но термин здесь технический. Клиентом может быть человек, семья, животное, организация, группа лиц или другой объект, с которым работает НКО.

При создании клиент получает внутренний системный ID. Он формируется автоматически и используется системой для связей с услугами, документами, журналом изменений и отчётами. Придумывать такой ID вручную только ради работы Космос CRM не нужно.

Это важно для миграции: CRM не пытается заставить все НКО работать с одной стандартной карточкой «ФИО — телефон — email». Медицинскому фонду могут понадобиться одни данные, организации, работающей с семьями, — другие, а приюту — совершенно третьи.

Собирать структуру базы с нуля необязательно. В Космос CRM есть готовые пресеты «Подопечный», «Пациент», «Семья», «Животное» и «Организация».

Это не отдельные режимы CRM и не анкеты, которые нельзя изменить. Пресет — стартовая конфигурация полей.

Например, для подопечного предусмотрены ФИО, дата рождения, статус, дата постановки на учёт, телефон, email, город, контактное лицо, категория ситуации, основная потребность, срочность, ответственный сотрудник, внутренний номер дела, согласие на обработку данных, описание ситуации и другие поля.

Для услуг в этом же пресете есть отдельный набор: тип услуги, дата оказания, формат, статус, стоимость помощи, исполнитель, дата следующего контакта, результат.

Для пациента, семьи, животного и организации предлагаются другие предметные наборы.

При этом не обязательно устанавливать весь пресет целиком. Можно выбрать только нужные поля, а поля для услуг подключить отдельно. После этого структуру можно донастроить под работу конкретной НКО.

Применение пресета тоже не должно молча переписывать уже настроенную базу. Перед изменениями Космос проверяет существующую структуру.

Когда структура создана, для отдельных полей можно задать правила работы.

Например, ФИО и телефон можно использовать для поиска, чтобы сотрудник быстро находил человека. Статус, город или категорию ситуации — для фильтров. Внутренний номер дела может быть уникальным, если организация действительно присваивает каждому случаю отдельный номер.

А вот делать уникальными ФИО было бы ошибкой: тёзки существуют. С телефонами тоже всё зависит от процессов НКО — один номер иногда принадлежит семье, а не одному человеку.

Текущий пользовательский импорт в Космос CRM работает с клиентами и поддерживает CSV и XLSX. Здесь важно не обещать больше: речь именно об импорте клиентов, а не об универсальной загрузке всех сущностей системы.

Есть два режима: создать новых клиентов или обновить существующих. В режиме обновления пользователь выбирает уникальное поле, по которому Космос должен найти уже существующую запись.

После загрузки файл не начинает сразу менять базу. Сначала он обрабатывается, затем пользователь переходит к сопоставлению колонок.

Если загружается XLSX с несколькими листами, можно выбрать нужный лист.

При этом цели для импорта должны уже существовать в структуре пользовательских полей. Если в Excel есть колонка, для которой в анкете Космоса ещё нет подходящего поля, интерфейс предлагает сначала создать его.

Системные поля клиента в текущем пользовательском импорте не используются как обычные цели для загрузки, а вычисляемые значения не импортируются — их рассчитывает сама система.

Такой подход требует чуть больше подготовки, чем «загрузить всё как есть», зато пользователь заранее понимает, куда попадёт каждая колонка.

Для НКО импорт Excel в CRM может быть не только разовым переносом старой базы.

Иногда организация регулярно получает файлы одной и той же структуры — например, из региональных отделений или от сотрудников программы. Чтобы каждый раз заново не связывать «Телефон» с «Телефоном», а «Статус» со «Статусом», настроенное сопоставление колонок можно сохранить как шаблон и использовать снова.

Это делает повторный импорт предсказуемее: структура CRM остаётся той же, а входящие файлы проходят через уже известную схему соответствий.

После сопоставления Космос строит предварительную проверку.

Пользователь видит общее количество строк, сколько готовы к импорту, сколько определены как дубли и сколько содержат ошибки. В режиме обновления отдельно показываются строки, для которых существующий клиент не найден.

Проблемные записи можно открыть и посмотреть до фактического изменения базы.

В режиме создания система отдельно показывает найденные дубли. Но потенциальное совпадение ещё не означает, что речь точно идёт об одном человеке.

Поэтому решение остаётся у пользователя: проблемную строку можно не импортировать или всё-таки создать нового клиента.

Это важнее, чем автоматическое обещание «CRM удалит все дубли». В реальной базе одинаковый телефон, email или другой признак не всегда однозначно доказывает, что перед нами одна и та же запись.

Задача системы — показать конфликт до импорта, а не принимать сомнительное решение без участия сотрудника.

После проверки пользователь переходит к подтверждению. Космос показывает, сколько клиентов будет создано или обновлено и сколько строк будет пропущено.

Только после этого выполняется импорт.

По завершении система показывает фактический результат: сколько записей создано, сколько обновлено, сколько пропущено и сколько ошибок возникло непосредственно во время выполнения. После этого можно перейти в список клиентов или начать следующий импорт.

Импорт можно запускать повторно. В интерфейсе также сохраняется история последних импортов с датой, файлом, режимом, пользователем, статусом и результатом.

Сам процесс построен через импорт-сессии со статусом и прогрессом, а не как один длинный запрос браузера. Интерфейс получает прогресс обработки от backend. Для прерванной обработки предусмотрены механизмы безопасного повтора и восстановления состояния.

Даже после успешного импорта миграцию лучше принять руками.

Нет необходимости перечитывать всю базу. Полезнее выбрать несколько разных случаев:

Если использовался режим обновления, стоит отдельно убедиться, что нужные существующие карточки обновились, а не были созданы заново.

Это обычная проверка переноса данных, а не исправление работы CRM после факта.

После переноса сотрудники уже не работают с одной большой строкой Excel.

У клиента появляется отдельная карточка, а оказанные ему услуги хранятся как связанные записи. Одна услуга всегда относится к конкретному клиенту, при этом одному клиенту можно оказать сколько угодно услуг.

Например, если подопечный четыре раза получил консультацию в разные даты, в Космос CRM это не четыре копии его карточки и не одно поле «Последняя консультация». Это один клиент и четыре отдельные записи услуг со своими датами и настроенными организацией полями.

Именно внутренний ID клиента позволяет системе сохранять эти связи.

После импорта сотрудники могут создавать и редактировать клиентов, искать их по настроенным полям, фильтровать базу, добавлять клиентам услуги, документы, заметки и напоминания. Все пользователи внутри организации работают с общей базой этой организации, а структуру анкет и услуг меняет администратор.