Как НКО создавать документы для подопечных из данных CRM

Шаблоны документов НКО создаются администратором организации. Это заготовки, которые потом используют сотрудники при работе с разными клиентами.

Шаблон состоит из трёх частей: левой области шапки, правой области шапки и основного текста. Основной текст обязателен, обе части шапки при необходимости можно оставить пустыми.

Например, слева можно разместить логотип, справа — информацию об организации, а ниже написать основной текст справки или направления.

Редактируется шаблон через визуальный редактор. В основном тексте можно использовать заголовки, жирное и курсивное начертание, подчёркивание, списки, выравнивание и другие обычные средства форматирования.

То есть администратору не нужно собирать документ из технического кода.

Вместо конкретного имени «Анна Иванова» в шаблон вставляется поле клиента. Вместо конкретной даты рождения — переменная поля «Дата рождения».

Когда сотрудник формирует документ для Анны, Космос берёт соответствующие значения из её карточки и подставляет их в текст.

Так формирование документов по шаблону позволяет один раз написать постоянную часть документа и не копировать одни и те же данные вручную для каждого благополучателя.

В Космос CRM нет единой обязательной анкеты с фиксированными полями «ФИО», «паспорт», «адрес» для всех НКО.

Каждая организация сама настраивает карточку клиента. Поэтому и шаблон документа работает именно с той структурой, которая есть у конкретной НКО.

Если организация хранит поля «ФИО подопечного», «Дата рождения», «Адрес», «Номер дела» или «Диагноз», эти данные можно использовать при создании документов из CRM.

В каталог переменных попадают видимые пользовательские поля клиента, а также некоторые системные данные клиента.

Если администратор позже создаст новое пользовательское поле, отдельно программировать поддержку этого поля в документах не нужно — оно становится доступно для использования в шаблоне.

Если в справке нужен адрес, а организация вообще не хранит адрес благополучателя в CRM, система не сможет придумать его сама.

Поэтому шаблоны документов для благополучателей хорошо работают в связке с нормально настроенной карточкой: данные вводятся в базу один раз, а потом используются повторно.

В шаблон можно добавлять не только сведения о клиенте.

В текущей версии Космос CRM доступны название организации, ИНН, сайт, контактное лицо, телефон, email и логотип.

Логотип берётся из профиля организации и при формировании документа вставляется как изображение.

Также есть служебные переменные — например, текущая дата и номер документа. Можно использовать ФИО и email сотрудника, который формирует документ, а также часть его пользовательских полей.

Допустим, администратор уже подготовил шаблон справки.

В постоянном тексте стоят переменные: ФИО подопечного, дата рождения, номер дела, название НКО, логотип и текущая дата.

Теперь справку нужно оформить для Анны Ивановой.

Если сотрудник начинает создание из карточки Анны, клиент уже выбран — остаётся выбрать шаблон.

В общем разделе документов сценарий немного другой: сначала выбирается клиент, затем шаблон.

В обоих случаях итог один: документ всегда связан с конкретным клиентом.

После выбора шаблона Космос формирует предварительный вариант. Система берёт актуальные значения полей клиента, организации и сотрудника и подставляет их вместо переменных.

Даты форматируются для отображения, значения чекбоксов превращаются в «Да» или «Нет», а незаполненные значения остаются пустыми.

При этом сотрудник не должен сам замечать все пропуски глазами. Если шаблон использует поле, которое существует в CRM, но у конкретного клиента не заполнено, система сообщает об этом в предварительном просмотре.

Это одна из важных особенностей механики Космос CRM.

Автоматическое заполнение документов не означает, что сотрудник получает заблокированный файл, который можно только сохранить.

На этапе предварительного просмотра доступны левая и правая части шапки и основной текст. Их можно изменить непосредственно для конкретного документа.

Например, стандартная справка почти всегда одинакова, но для одного подопечного нужно добавить дополнительное пояснение. Или в направлении нужно изменить один абзац под конкретную ситуацию.

Это особенно удобно для документов, которые типовые по структуре, но не могут быть абсолютно одинаковыми во всех случаях.

Здесь проходит важная граница.

Пока сотрудник находится на этапе предварительного просмотра, документ можно редактировать.

После сохранения Космос фиксирует именно финальную версию — с подставленными данными и всеми ручными изменениями. Также создается PDF.

Система хранит не просто запись «Анна Иванова — шаблон Справка», а фактическое содержимое документа, которое было сформировано в этот момент.

Поэтому последующие изменения исходного шаблона не меняют уже сохраненный документ.

Если завтра администратор перепишет текст шаблона, вчерашняя справка Анны останется прежней.

То же касается данных клиента. Если через месяц в карточке Анны изменится адрес, сохраненный ранее документ не пересоберется автоматически с новым адресом.

Это не черновик, который постоянно синхронизируется с карточкой клиента, а зафиксированный результат создания документа.

Каждый созданный документ связан с конкретным клиентом.

В карточке клиента есть отдельный раздел документов. Там показываются последние документы, а полный список можно открыть через «Показать все документы».

Переход ведёт в общий раздел с фильтром по этому клиенту. Связь используется по внутреннему ID клиента, поэтому документы однофамильцев не смешиваются.

В общем реестре можно увидеть клиента, шаблон и дату создания и открыть сохраненный PDF.

В Космос CRM нет отдельных жестко запрограммированных функций «Справка», «Акт» или «Направление».

Это примеры документов, которые НКО может самостоятельно собрать через общий механизм шаблонов.

Для справки администратор может один раз написать постоянный текст, добавить ФИО, дату рождения, номер дела, название организации, логотип и сегодняшнюю дату.

При работе с конкретным подопечным Космос подставит имеющиеся значения из его карточки и профиля НКО. Сотрудник проверит результат, при необходимости внесет изменения и сохранит документ.

С актом схема та же: постоянная часть находится в шаблоне, повторяющиеся сведения берутся из CRM, а индивидуальные детали можно добавить перед сохранением.

Для направления можно автоматически заполнить данные клиента и организации, а содержание, относящееся к конкретной ситуации, скорректировать вручную.

Есть важное ограничение, которое нельзя обходить в описании продукта.

В актуальной версии шаблоны работают с данными клиента, организации, пользователя и служебными переменными.

Поля конкретной оказанной услуги автоматически подставлять в документ сейчас нельзя.

Например, если у клиента есть отдельная запись услуги с датой оказания, суммой и результатом, нельзя обещать, что эти значения автоматически попадут в акт из записи услуги.